Ochrana osobních údajů

Krajská knihovna v Pardubicích, příspěvková organizace (dále je KK Pce), je správcem osobních údajů svých registrovaných uživatelů, zákonných zástupců nebo ručitelů registrovaných uživatelů do 15ti let, jednorázových uživatelů a dalších uživatelů. KK Pce zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27 dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Účelem zpracování osobních údajů je evidence registrovaných uživatelů KK Pce, evidence uživatelů internetu (kteří nejsou registrovanými uživateli), evidence účastníků vzdělávacích kurzů, seminářů, exkurzí apod. pořádaných KK Pce a administrace poskytovaných služeb.

KK Pce zpracovává základní a další osobní údaje výše uvedených subjektů údajů, statistické údaje, údaje služební, údaje účetní a právní. Údaje jsou zpracovávány z důvodu:

• poskytování knihovnických a informačních služeb uživatelům,
• ochrany knihovního fondu dalšího majetku ve vlastnictví zřizovatele Pardubického kraje,
• zneužití přístupu na internet,
• kontroly jakosti práce zaměstnanců KK Pce,
• statistické hodnocení činnosti KK Pce,
• evidence příjmů a vymáhání pohledávek,
• postupu při vyřizování žádosti uživatelů,
• informování o službách KK Pce,
• účasti na vzdělávacích aj. akcí.

Osobní údaje jsou zpracovávány zaměstnanci KK Pce manuálním a automatizovaným způsobem. KK Pce zpracovává pouze pravdivé a přesné údaje, které za tímto účelem ověřuje. Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou v souladu s účelem, pro který byly poskytnuty.

KK Pce zpracovává osobní údaje registrovaných uživatelů v tomto rozsahu:

1. Základní údaje registrovaného uživatele jsou jeho:
   • jméno a příjmení,
   • adresa trvalého pobytu, adresa pobytu cizince na území ČR,
   • datum narození.
2. Další údaje uživatele, které žadatel o registraci není povinen uvést (nepovinné údaje), jsou:
   • kontaktní adresa uživatele pro posílání zpráv, je-li odlišná od adresy trvalého
     pobytu,
   • telefonní číslo,
   • e-mailová adresa,
   • akademické tituly,
   • údaje pro stanovení výše registračního poplatku (student, důchodce a ZTP),
   • držitel průkazu ZTP/P.

Základní údaje je povinen žadatel o registraci uvést a strpět jejich zpracování. Další údaje není povinen uvést. Poskytnutí základních údajů uživatelem a jejich zpracování KK Pce je podmínkou pro poskytování adresných služeb KK Pce, což jsou absenční výpůjčky dokumentů, rezervace dokumentů, výpůjčky prostřednictvím meziknihovní výpůjční služby (dále jen MVS), výpůjčky ze skladů a další služby blíže určené v platném Knihovním řádu KK Pce. Uživatele, který neposkytne KK Pce základní údaje, může užívat pouze těch služeb knihovny, které jsou poskytovány bez registrace, především prezenční výpůjčky dokumentů ve volných regálech.

Základní údaje zákonného zástupce/ručitele uživatele do 15 let se zpracovávají v obdobném rozsahu a struktuře jako základní údaje dospělého uživatele. Základní údaje jsou tyto osoby povinny uvést a strpět jejich zpracování. Další údaje nejsou povinny uvést.

Základní údaje ověřuje KK Pce podle platných osobních dokladů uživatele (nebo zákonného zástupce/ručitele) při zápisu uživatele (tj. první registraci), při změně kteréhokoliv z těchto údajů a při obnovení registrace. Knihovna dbá z důvodu ochrany knihovních fondů a jejich spravedlivého využití na to, aby nedošlo k několikanásobné registraci jednoho uživatele. Proto před zápisem uživatele provede příslušný pracovník podle dostupných osobních údajů kontrolu v databázi registrovaných uživatelů, aby tomuto zabránil.

Registrovaný uživatel nebo jeho zákonný zástupce/ručitel jsou povinni změny jména, příjmení a adresy osobně oznámit bez zbytečného odkladu.

Údaje podle bodu 2 písm.a) až c) uvede uživatel, pokud chce umožnit, aby tyto údaje KK Pce využívala pro komunikaci s ním o poskytnutých knihovnických a informačních službách, např. pro vyrozumění o vyřízení rezervace či objednávky. Údaje podle bodu 2 písm. f) uvede, pokud chce čerpat výhody, které KK Pce poskytuje zrakově nebo jinak zdravotně znevýhodněným uživatelům.

Služební údaje jsou údaje o provedených transakcích ve čtenářském kontě, místa a času transakce a jména obsluhujícího knihovníka. Údaje služební jsou zejména údaje:

• o registraci a knihovním průkazu,
• o předmětu, místě a čase provedení a ukončení absenční výpůjčky nebo evidované prezenční výpůjčky z fondu mimo volný výběr,
• o objednávce knihovní jednotky, rezervaci knihovní jednotky, výpůjčce prostřednictvím MVS, náhradě škody na vypůjčené knihovní jednotce, odeslaných upomínkách.

Písemnosti, týkající se osobních údajů jsou uchovávány ve služebních prostorách knihovny, kam je zamezen přístup nepovolaných osob obvyklými prostředky. Přístup k těmto písemnostem je omezen pouze na zaměstnance, kteří s nimi pracují v rámci svých pracovních úkolů.

Osobní údaje čtenáře, jeho zákonného zástupce/ručitele, KK Pce uchovává v počítačových databázích, které dokumentují údaje a změny v nich provedené. Počítačové databáze jsou uloženy na vyhrazených serverech. Přístup k těmto datům je chráněn systémem přístupových účtů, hesel a práv stanovených v rozsahu potřebném pro plnění úkolů jednotlivých zaměstnanců.

K archivním médiím přistupuje pouze odpovědný zaměstnanec na základě zvláštního pověření ředitele KK Pce.

Osobní údaje čtenáře KK Pce likviduje, jakmile čtenář písemně projeví přání dále nebýt registrovaným čtenářem. Podmínkou je, že tento čtenář nemá vůči KK Pce žádný dluh.

Osobní údaje čtenáře KK Pce likviduje i bez žádosti čtenáře, pokud od posledního registračního období uplynuly 2 roky a nemá vůči KK Pce žádné pohledávky.

Osobní údaje ručitele nebo zákonného zástupce čtenáře likviduje KK Pce jakmile pominul důvod pro ručení či zastupování.

Osobní údaje registrovaného čtenáře zaznamenané v listinné podobě likviduje KK Pce skartací těchto listin. Pro skartaci se uplatní zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změn některých zákonů v platném znění, a další právní předpisy.

Osobní údaje registrovaného čtenáře zachycené v počítačových databázích jsou zlikvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizace). Takto anonymizované údaje jsou dále používány pouze pro statistické účely.